Numérisation du tourisme valaisan
En Valais, la loi sur l’hébergement et la restauration (LHR) oblige chaque hébergeur à relever certaines informations (identité, pays d’origine) sur les personnes qui séjournent dans leur établissement via un bulletin d’arrivée.
Le relevé de ces coordonnées se fait généralement via le bulletin d’arrivée officiel du canton, qui prend la forme d’un carnet papier avec pages carbones à déchirer. Les pages sont ensuite stockées et mises à disposition des autorités : Commune, Police, Canton, Observatoire valaisan du tourisme.
Premier projet de tourisme digital
En 2019, Anniviers Tourisme nous a mandatés pour digitaliser la carte d’hôtes Anniviers Liberté, déjà existante en version papier. Puis l’année suivante, en 2020, notre entreprise a relevé le défi de développer un bulletin d’arrivée électronique au travers de son outil Hostcard, qui permet non seulement de remplacer l’actuel bulletin « papier », mais également d’y ajouter un outil de calcul automatique des taxes de séjour.
Plusieurs problématiques ont été soulevées lors de nos nombreux entretiens avec des Offices du tourisme.
Tout d’abord, tous les hébergeurs ne remplissent pas forcément le bulletin d’arrivée officiel correctement ou le remplissent de manière partielle. Par exemple, lors des jours de grandes influences, ils n’ont pas toujours le temps de le faire. De ce fait, des informations précieuses, telles que le pays d’origine du touriste ou le nombre de personnes, sont perdues.
Ensuite, le stockage des informations sous forme de feuilles volantes n’est pas idéal. En effet, au-delà du fait qu’elles prennent de la place, celles-ci peuvent se perdre, être abimées ou salies. De plus, lorsque plusieurs clients se pressent à la réception, il n’est pas toujours évident d’éviter que les feuilles ne partent dans tous les sens. Et tout cela sans parler du temps précieux perdu à remplir toutes les informations à la main.
Enfin, à l’ère numérique, les bulletins papiers ne permettent pratiquement pas de tenir des statistiques propres, à jour et en temps réel. Elles sont d’autant plus souvent faussées du fait que chaque établissement remplit et stocke ces informations à sa manière.
En résumé, le bulletin d’arrivée papier a fait son temps :
- pas toujours facile à remplir pour les hôtels ;
- des feuilles volantes facilement perdues ;
- un stockage compliqué et une transmission aux autorités quasi-impossible ;
- des données faussées et incomplètes.
Une fois ces problématiques relevées, nous nous sommes donc penchés sur une solution rapide, permettant de récolter les informations sans ralentir les hébergeurs et sans perdre les données. Notre entreprise a proposé comme solution le bulletin d’arrivée électronique (BAE).
Les hébergeurs disposent d’un compte sur la plateforme en ligne Hostcard. Lorsqu’un client arrive, ou après avoir reçu une réservation en ligne, les informations sont entrées via un formulaire en ligne, les données sont enregistrées et il est possible de les exporter en format Excel.
La procédure est très simple, elle fait gagner un temps précieux à l’hôtelier et les informations sont rapidement et facilement trouvées et utilisables pour toute entité qui en aurait besoin.
Le BAE : plus qu’un outil de stockage
La majorité des destinations touristiques valaisannes disposent de deux types de taxes : les taxes de séjour pour les touristes (court-séjour) et les taxes pour les résidences secondaires. Le calcul et l’encaissement de ces taxes de séjour peut parfois s’avérer être un casse-tête pour les Communes. Grâce au BAE, lorsque l’hébergeur rentre les informations de séjour, le calcul de la taxe est fait automatiquement.
De plus, l’entrée de nouvelles données sur le BAE peut générer automatiquement une carte d’hôtes numérique donnant accès à des prestations sur la commune. En effet, afin d’inciter les touristes à profiter des infrastructures communales, certains offices du tourisme propose des réductions ou des entrées offertes à la piscine ou au mini-golf, par exemple. Les informations recueillies de manière anonyme permettent à la commune de tenir des statistiques d’utilisation des installations touristiques.
Il reste encore un élément important à développer pour Valezy : le lien entre les outils de gestion des réservations avec la plateforme Hostcard (et donc le BAE).
À ce jour, les réservations sont généralement faites via différentes plateformes en ligne, directement par le client. Afin d’éviter la double-saisie et automatiser le processus, le défi est de développer des APIs afin de créer des passerelles entre ces systèmes et l’outil Hostcard. Ainsi, le bulletin d’arrivée peut être complété en un seul clic, avec toutes les informations nécessaires récupérées depuis les outils de gestion des réservations.
Notre équipe s’est déjà attelée à cette tâche puisque la première passerelle entre un système de réservation largement utilisé en Valais et la plateforme Hostcard devrait être opérationnel à la fin du mois de mars 2021 !
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